作者：王怡萱 专利工程师
对于专利代理师而言，高效率高质量地撰写专利可以体现一个专利代理师的能力也可以提升代理师所在代理所的品牌形象，并且高效率撰写高质量专利文件也可以更快实现自我提升。但是，在专利工作实操过程中还是有可能会存在一些问题。例如：交底书看了几天都看不明白；交底书看懂了但是就是无法形成技术方案；这个案子都已经改到第五、六稿了，浪费了宝贵的申请时效；明明每天都在忙，却很长时间就写了一个案子，导致后续案子要面对更多对比文件。
以上这一系列令人沮丧的问题，归根结底大致可以用一句话概括：低质量导致低效率，低效率又导致低质量。如果反过来思考，就可以引出专利代理师行业中的一个推断：高质量=高效率。下面我们从论证上述推断开始，浅谈一下如何高效率高质量撰写专利。
一、一般来说，专利工作中高质量=高效率
1.高质量意味着少犯错，而犯错容易严重降低效率。
在专利撰写中，错误的多少通常会影响专利质量，还可能会延长专利的定稿时间。因此，每多一个错误就意味着客户需要更多时间指正，进而就意味着代理师需要更多时间修改，还有可能意味着更多次返稿，而这可能是很多专利代理师高效工作的较大阻碍。
可见，对于专利代理师来说，减少错误是提高撰写质量和效率的重中之重。那么，如何能够做到减少错误呢？有一个相对简单也是相对有效的办法：复盘。从《论语·学而》的“吾日三省吾身”到作为联想公司的“三大方法论之一”，复盘自古以来就是一个重要的工具。
一般来说，复盘主要分为四大步骤：回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验，其中每一个步骤又可以细化成若干个流程。一个完整复盘带来的效果不仅仅是避免重复错误，还有助于发现新知识和新思路，对于专利代理师自我提升具有很大意义。这里推荐一本书，书名就叫《复盘》，书中结合实际案例具体阐述了如何将复盘应用于工作之中。
2.高效率的基础是撰写过程顺畅，而一件撰写过程顺畅的申请文件质量往往不会差。
专利撰写大致可以分为通读交底书、检索对比文件、与发明人确认技术方案、撰写申请文件以及根据客户的修改意见修改申请文件等几大部分。由于专利撰写过程通常高度线性（无法跳过某一步骤去执行后续步骤），因此，任何一个步骤出现障碍都可能会影响专利整体质量，还容易造成工作全面停滞，进而降低工作效率。而高效率就意味着为申请文件获取更早的申请日，更早的申请日对于一项专利来说非常重要。
例如，代理师在通读交底书时未能快速定位交底书中的技术问题，在反复阅读交底书以及不断地自我怀疑之后，虽然找到了技术问题，但是也犹豫不定，故与发明人进行了电话沟通。但是在沟通过程中又因为自己对交底书中公知常识检索不充分造成沟通障碍，导致沟通之后似懂非懂，进而又需要与发明人再次沟通。这种过程下产生的专利质量很难令人信服，同时也极大降低工作效率，还浪费发明人宝贵的时间。
要避免出现这种情况，最好的办法就是制定工作流程并严格执行。例如：
在上述流程图中，若有一环无法完成，尽快联系发明人进行确认是较好的解决办法。另外，在联系发明人之前最好对交底书中的公知常识进行检索，以保证交流过程顺畅。
需要注意的是，同样的流程并不一定适合每个人，上述流程只是示例性示出，最好自己设计流程，并在工作中不断完善，以发现适合自己的最好流程。最好的流程不一定是效率最高的，而是可以被长期执行的。
二、熟悉你的生产工具
工欲善其事必先利其器。电脑是专利代理师的生产工具，电脑的状态和代理师对其熟练程度往往直接或间接影响着专利代理师的工作质量和效率，以下这些小技巧有助于代理师更好地完成工作。
1.让自己的电脑保持流畅。
一台卡顿的、莫名弹窗的电脑不仅容易影响工作效率，还有可能打断宝贵的思路，影响使用者的状态。
平时在使用电脑的过程中，安装应用时应尽量避免使用来路不明的安装包，在安装过程中避免勾选自己不需要的模块或应用；避免接入来路不明的U盘，最好关闭U盘自动读取；卸载使用不到的应用程序，不需要开机自动启动的应用程序尽量禁止其自启动；根据情况对磁盘进行碎片整理，以加快系统响应速度。如果电脑反应过慢但自己没有能力处理，应及时寻求帮助。
2.如果使用拼音输入法，请为你的输入法增加词库。
在专利代理师日常工作中，经常需要输入技术用语，输入法自带的词库一般很难满足需求，导致输入法经常联想不到位需要手动选字，不仅影响录入效率还容易产生错别字。
几乎所有的技术领域都有其对应的专业词库，专利代理师可根据自己的需求为输入法增加必要的词库。另外，专利代理师还可以根据日常撰写工作中的常用词、常用句进行自定义词库，这样可以减少相同内容的重复输入，进而在一定程度上提升撰写效率。
3.合适的显示器亮度可以让你的眼睛更轻松，大脑更清醒。
专利代理师日常工作中需要长时间面对屏幕。过高的亮度不仅会让眼睛更快疲劳，还会过度刺激神经，容易诱发眼花、头疼、焦虑等诸多健康问题，过低的亮度也不利于健康工作，使用合适的亮度会大大改善专利代理师工作体验。调节显示器亮度可以参考以下方法：对于文档工作者，应先将显示器亮度调至最低，再逐步调高，直至达到可以满足轻松辨识显示内容的最低亮度。
三、时间管理是专利代理师的基本功
时间管理所要解决的本质问题是如何安排时间以使得收益最大化。对于专利代理师而言，可以分为两个层面：即如何平衡工作中各项事务的时间占比以使得总效率最大化，以及如何平衡工作和其他生活内容的时间占比以使得职业生涯总效率最大化。
1.如何平衡工作中各项事务的时间占比。
很多专利代理师认为，工作内容的核心在于内容撰写，因此对撰写时间投入慷慨大方，但对前置工作（例如沟通方案、检索和布局）锱铢必究，尽量压缩时间以尽快开始内容撰写。这样的方式不能说一定错误，但常常会事与愿违，由于前期工作没有做到位，在撰写内容过程中会不断遇到障碍。看似是在撰写内容，其实其间穿插了很多在做前置工作时应该完成的工作内容，很多时候效率并不会高，还有可能降低专利工作的完成质量。
需要认识到，每一个步骤都具有同等的重要性，不能因为一个步骤用时少就不重视。相反，对于用时少的步骤应更加重视，因为投入单位时间的收益更高。如果常常在撰写内容过程中感受到不顺利，可以试着调整时间分配比例，可能会改善整体撰写过程效率，提高撰写质量。
2.如何平衡工作和其他生活内容的时间占比。
健康的身体和良好的精神状态是工作高效率和高质量的根本基础。专利代理师的工作是创造性工作，个人的身体和精神状态会极大影响工作效率和质量。
要保持健康的身体和良好的精神状态，可以着重在睡眠、饮食和运动这三个性价比最高的方面进行时间投入。例如，每周进行3次不少于30分钟的锻炼；尽量避免长期食用高盐饮食，注意饮食的荤素搭配；合理安排工作时间，避免绝限期前疯狂加班。无论多好的方法和计划，都要配合四个字使用——长期执行。
四、不断地学习才能让效率和质量突破上限
最后，需要着重说明的是，上述讨论只能让专利代理师更多地发挥出自身固有的能力，只有学习才能突破上限，达到更高的高度。学习新技术，学习新技巧，学习新思路，专利代理师要面对日新月异的技术，面对不断完善的市场，有太多需要学习的知识。
而每一份交底书都是一份好的学习资料，如果交底书中有新出现的知识或不懂的技术领域，可以通过现代化的网络工具进行深入地学习，在纵向学习的过程中可能还会发现一些需要横向学习的知识。而代理师就是在这样不断学习不断进步的过程中，更好地扩展自己的知识面，提升自己理解交底书的速度。
只有当代理师对交底书中的技术内容理解了、吃透了，才能更快更好地撰写出贴合发明点的专利文件。因此，不断地学习是提升代理师撰写效率以及撰写质量的必要条件。