作者：王小兵 上海隆天律师事务所执行主任、合伙人、律师、专利代理人
随着企业自主创新能力的不断增强，越来越多的企业拥有自主知识产权，这些知识产权大多集中在字号、专利、商标、版权、商业秘密、知名商品特有的名称（包装或装潢）、集成电路布图设计等方面。企业自主知识产权数量和类型的增多以及企业对知识产权依赖度的增加，使得知识产权管理制度显得愈发重要。
企业拥有知识产权后应当有效地管理和利用起来为企业发展做贡献，知识产权管理的混乱状态很大程度上是因为知识产权档案管理制度的缺失导致，故建立和加强企业知识产权档案管理制度迫在眉睫。
在建立现代化企业知识产权管理制度的过程中，知识产权档案管理是基础，如果没有一个好的知识产权档案管理制度，那么企业的知识产权管理体系将变得混乱无序，并最终导致无法发挥其应有的作用。
以下，笔者就企业知识产权档案管理工作谈谈自己的一些浅见：
一、加强企业知识产权档案管理的必要性
笔者认为，企业加强知识产权档案管理的必要性有以下几点：
1．有利于了解本企业的知识产权现状。知识产权档案包括了现阶段企业所拥有的知识产权种类和数量，对其进行归纳和梳理有利于企业及时了解自身知识产权形成和发展状况。特别是针对新入职的人员，规范的知识产权档案可以帮助其快速了解企业知识产权现状。
2．有利于明确企业研发方向。企业知识产权档案还包括对本领域、本行业的知识产权监控情报收集与分析，及时了解本领域、本行业的研发动态，可以对企业的研发方向指明道路。
3．有利于及时维护本企业的知识产权。例如，商标续展、专利年费缴纳等等，需要有专人进行提示，建立知识产权档案，可以及时维护这些知识产权，不会因权利数量庞大，管理无序，未及时缴纳费用而丧失权利。当然，企业也可以委托知识产权代理机构代为管理。
4．有利于企业知识产权的维权。无论是知识产权权属纠纷还是知识产权侵权纠纷，作为原告来说都要提供知识产权权利证据以证明自己是真正的权利人。对于专利权、商标权等须经国家机关授权的权利，显然很容易举证权利证据。但对于著作权、商业秘密等无须国家机关认定授权的知识产权，如何提供权利证据是一个难题。多数企业不重视知识产权档案管理，无法提供创作或研发过程的有效证据，导致败诉，这应当引起我们的足够重视。
5．有利于减少企业知识产权转让或许可使用过程中的冲突。以品牌和技术输出为主导的企业，其核心竞争力就是知识产权，知识产权档案包含了转让或许可使用方面的信息，便于企业及时了解知识产权的使用状况，避免许可范围、许可期限或利益冲突。
当然，加强对企业知识产权档案管理的好处和必要性还有很多，笔者只是列出以上五点，但这足以让我们的企业重视这项基础工作并理应把它做好。
二、企业知识产权档案管理制度的内容
笔者认为，企业知识产权档案管理制度主要应包含以下几个方面：
1．归档范围，即知识产权档案应当包含的具体内容，企业可以根据自己的实际情况确定哪些文件资料可以作为知识产权档案进行管理。
2．档案采集，即如何将散落在公司各个部门的知识产权档案材料收集起来，包括档案采集工作流程、各部门分工合作规定及相应的奖惩措施。
3．立卷要求，即档案的整理和归档应当符合的总体质量要求，包括档案封面信息、档案目录、索引信息、装订规格等等。
4．保管方式，即如何保管好知识产权档案，避免档案遗失，有条件的可以同时建立纸质档案和电子档案。
5．保管期限，即不同类别的档案保管期限，特别要注意不同种类知识产权的保护期限之间的差异，制定相应的保管期限。
6．档案借阅，即知识产权档案的借阅规定，包括借阅人员、借阅范围、借阅期限、归还审核等内容。
7．档案检查，即对建档资料进行定期核查，对档案的内容、种类、完整性、归档期限等进行全面检查，特别要注意是否有缺漏的材料并及时补充完善。
8．档案销毁，即对无保存价值和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
9．管理职责，即知识产权档案管理者的工作职责，该职责范围应当涵盖以上8个方面，并应当有相应的奖惩措施。
三、企业知识产权档案管理制度的实施
企业的最高负责人应当对知识产权档案管理工作的必要性和重要性有着清醒的认识和足够的重视，这样才能在企业日常运营中有效贯彻实施该项制度，才能将这项制度的功效发挥至最大，最终使企业受益。
另外，知识产权档案管理工作应当以法务部（或知识产权部）为主导来实施，这主要是因为知识产权档案相较于企业其他方面的档案有着特殊性，例如对于哪些资料可以作为知识产权档案进行归档，应当由对知识产权法律风险防范有一定了解和“敏感度”的专业人员进行界定。有些材料表面看似没有归档价值，但这恰恰会在后续的诉讼中成为关键证据。
但应当说明的是，这项工作绝不仅仅是法务部（或知识产权部）一个部门的事情，需要企业自上而下形成统一认识，以法务部（或知识产权部）为主导，各部门密切配合而完成。企业应建立一整套知识产权档案采集、分类、界定、审核、存档、调阅的工作流程，从而明确各部门之间的职责，协调各部门之间的关系，提高档案管理的工作效率。
没有条件建立法务部（或知识产权部）的企业，可以根据需要设置一至两位法务专员负责具体实施此项工作，同时企业也可以寻求外部知识产权专业律师的帮助。
总之，对知识产权档案进行梳理、分类、建档的目的就是方便后续管理和文件使用，企业可以根据自身情况灵活选择知识产权档案的分类规则，并做好档案的检索信息和检索目录，方便后面使用时快速、完整调取。企业经过上述一系列的知识产权档案管理工作后，能够对自身知识产权的现状、种类、内容、载体等有较为清晰的认识，从而为后续知识产权创造和管理工作奠定坚实的基础。